Gestión de equipos en remoto: Consejos y herramientas

Gestión de equipos en remoto: Consejos y herramientas

La nueva realidad en el mercado laboral que estamos viviendo (flexible, dinámica y digital) está generando multitud de desafíos en la gestión de equipos en remoto. Por ejemplo, la flexibilidad horaria, el teletrabajo, la necesidad de reformular los espacios en las oficinas, están obligando a replantear las formas de trabajar y también las habilidades de liderazgo, empezando por pasar de la gestión de tareas a la gestión por proyectos

El teletrabajo no debe generar desconfianza o implicar una bajada de rendimiento, de hecho, es todo lo contrario. Hay que dejar espacio, confiar y ser flexibles para impulsar la creatividad y motivación de nuestros equipos y, ello, se traducirá en la consecución de los objetivos marcados.

La pandemia de la Covid-19 ha acelerado la transformación digital y cultural de las empresas. La implantación del teletrabajo, entre otras medidas, ha sido clave para asegurar la continuidad de la actividad empresarial y sobretodo para cuidar el talento. Por este motivo, los líderes deben liderar desde el ejemplo y demostrar su capacidad de adaptación al cambio, manejar un escenario incierto y mantener el foco en lo más importante. Pero también se enfrentan a una nueva realidad en la que es vital mantener la cohesión del equipo, alejado del estilo de dirección autocrático en el que el líder concentra el poder y nadie desafía sus decisiones.

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¿A qué retos se enfrentan los nuevos líderes?

El reto, sobre todo, recae en los nuevos líderes que, ante la integración de las tecnologías disruptivas y el cambio cultural, deben adaptarse rápidamente, innovar y hacer frente a las adversidades para tener éxito.

Un líder debe estar preparado para ser la referencia de su equipo con el fin de saber manejar la incertidumbre, superar aquellas situaciones adversas que puedan producirse y mejorar la productividad de su equipo. No se me ocurre mejor ejemplo que la situación que actualmente vivimos, derivada de la Covid-19, en la que los líderes de los equipos han jugado un papel trascendental para que el bienestar, operatividad y productividad de su equipo no se vea afectada.

 

Los primeros pasos para la gestión de equipos en remoto

En primer lugar, el talento debe disponer de equipamiento informático para teletrabajar y continuar su actividad de forma natural. Además del propio hardware, existen varias aplicaciones y herramientas que permiten ser más productivos, eficientes y gestionar de forma ágil todos los procesos de trabajo. Esto implica una mejora en la productividad y la calidad del trabajo. Sin embargo, es clave darles formación para consolidar los conocimientos porque si desconocen las herramientas, posiblemente pueden generen rechazo. La idea es hacer de la tecnología nuestra aliada.

Es fundamental que las empresas tengan habilitados los sistemas y protecciones informáticas necesarias para garantizar la seguridad del trabajo en remoto. Aquí te comparto unos consejos para mejorar la ciberseguridad en el teletrabajo.

En este nuevo contexto de gestión de equipos en remoto, el mayor reto al que se enfrentan los líderes pasa por ser capaces de generar entusiasmo, confianza y compromiso con el talento. Y para ello, más allá de las herramientas, es imprescindible ser cercano, tener empatía, comunicación eficaz, transparencia y estar disponible para atender cualquier inquietud que pueda tener un miembro del equipo.

En este nuevo escenario, los profesionales de Recursos Humanos tienen mucho más protagonismo en las empresas porque deben de adaptar todo su estrategia al contexto en el que vivimos para generar y mantener el sentimiento de pertenencia entre los equipos de trabajo y cuidar su vínculo con la empresa. Unos de sus grandes retos son realizar sus procesos de selección 100% digital y hacer el onboarding online.

¿Cómo hacer un onboarding online? ¿Cómo incorporar talento con éxito de manera remota? Aquí tienes una guía para conseguir que el nuevo talento se integre con éxito.

 

¿Cómo debería ser la organización en el trabajo?

La organización es uno de los mayores desafíos ante el nuevo panorama digital. La presencialidad elimina cualquier barrera y permite una comunicación directa entre el equipo, lo que conlleva mejoras en la gestión y la transmisión de información es más fácil. Por ello, si trabajamos en remoto, es fundamental planificar y organizar el equipo para que todo esté alineado. Cada persona debe conocer qué hacer y cómo debe hacerlo. Y para ello el o la líder debe tener la capacidad de aportar visión estratégica y saber transmitir las prioridades y objetivos de cada persona para la consecución de las metas de todo el equipo.

Por otro lado, también es importante que los líderes tengan la habilidad de saber apostar por las personas, centrando esfuerzos en conseguir extraer el máximo potencial de los miembros del equipo generando implicación y motivación.

 

Herramientas para la gestión de equipos en remoto

• Trello

Esta herramienta te permite trabajar en equipo de forma más colaborativa y ser más productivo. Las tarjetas, listas y tableros de Trello te permiten organizar y priorizar tus proyectos de forma divertida, flexible y muy visual. Además, tiene la opción de automatizar flujos de trabajo con su robot llamado Butler, el cual hará que ahorres tiempo en tu organización.

• Copernic

Es una plataforma colaborativa, modular e inteligente que te ayudará a administrar, diseñar, desarrollar y probar tus proyectos. En Copernic puedes crear y desarrollar cualquier proyecto, desde páginas web hasta empresas.

• Evernote

Te ayuda a capturar y establecer la prioridad de las ideas, proyectos y listas de tareas, para que nada se te pase por alto. Evernote es una aplicación, que te permite organizar tu día a día, creando notas, las cuales puedes organizar por libretas, compartir con tu equipo de trabajo e incluso guardar archivos, documentos o páginas web completas lo cual te puede ayudar a ser una persona más productiva en el día a día.

• Asana

En Asana puedes planificar y estructurar el trabajo de la manera más adecuada para ti. Establecer prioridades y fechas límite. Compartir detalles y asignar tareas. Puedes ver de manera muy visual los proyectos y las tareas en todas las etapas. Es un software ideal para gestionar tareas y proyectos.

• Kanbanize

Organiza y gestiona el trabajo eficientemente con Kanbanize. Optimiza el seguimiento de cada proyecto. Visualiza todos los flujo de trabajo en tan sólo unos minutos. Puedes gestionar a tu equipo de trabajo, asignar tareas y hacer un seguimiento del estado de cada proyecto. Puedes utilizar su motor de Reglas de negocio para automatizar procesos, de esta manera ahorrarás tiempo.

• Monday

Es una herramienta muy visual para gestionar todos tus proyectos. La mayoría de los procesos se pueden automatizar desde Monday para que puedas dedicar más tiempo al trabajo que necesita de tu talento. Puedes crear un espacio de trabajo virtual para que trabajes en equipo.

 

La comunicación es esencial para gestionar el teletrabajo

Con el teletrabajo, las personas han tenido que coordinarse de manera efectiva y la comunicación bidireccional, empática y personal, ha sido la clave del éxito. Optimizar las vías de comunicación estrechará los lazos de las personas y pueden generar sentimiento de pertenencia, el cual es clave porque no solo impacta positivamente las relaciones, el trabajo en equipo y el clima laboral, sino que contribuye a la motivación, el compromiso, el desempeño y la fidelización de las personas a la empresa o al proyecto.

 

Herramientas de comunicación online para gestionar equipos en remoto

• Slack

Esta aplicación es ideal para hacer teletrabajo. Esta es una de las herramientas que más utilizo en el trabajo. Slack reemplaza el correo electrónico dentro de tu empresa. Tus conversaciones estarán organizadas, estarán al día en todo momento activando las notificaciones, a diferencia del correo electrónico, Slack te permite elegir qué conversaciones son más importantes y cuáles pueden esperar.

• Pexip

Esta plataforma crea salas de juntas virtuales, puedes personalizar la sala virtual a tu estilo para que tus equipos de trabajo se conecten ya sea de modo local, remoto o intercontinental. Esta herramienta conecta a tu equipo desde cualquier lugar. Con Pexip puedes combinar los sistemas de Skype, Microsoft y Hangouts, así como diferentes tipos de dispositivos.

• Muzzleapp

Esta herramienta te sirve para evitar recibir notificaciones mientras compartes la pantalla de tu ordenador / computadora. De esta manera no tendrás interrupciones y las personas que vean tu pantalla no verán las notificaciones que recibes. Muzzleapp es compatible con Slack, FaceTime, Google Meet, bluejeans, Hangouts de Google, y Join.me. Desafortunadamente, no es compatible con Skype, al menos no de manera confiable.

• Google Meet

Esta es la nueva aplicación de videoconferencias de Google para reemplazar a Hangouts de manera profesional. Google Meet  es una nueva aplicación que ha aparecido de la noche a la mañana y que vendría a ocupar el puesto de Hangouts dentro del conjunto de apps G Suite.

Si estás en un sitio con mucho ruido y no tienes unos audífonos buenísimos, puedes usar la función de subtítulos instantáneos de Meet para transcribir la conversación en tiempo real (como si fueran subtítulos de la televisión).

• Zoom

Es una herramienta para hacer videoconferencias. Zoom no solamente ofrece llamadas, a través de vídeo sino además permite escribir mensajes al mismo tiempo y compartir cualquier archivo con los demás usuarios. Una de las ventajas de esta herramienta es que puedes conectar hasta 1.000 personas a la videoconferencia.

 

Las mejores herramientas para la gestión de equipos en remoto

Espero que los consejos y herramientas para gestionar equipos en remoto te hayan gustado, mejoren tu productividad y la de tu equipo. Como te has dado cuenta, las empresas necesitan tener más líderes para seguir creciendo y evolucionando. Descubre cuáles son las cualidades del líder del futuro.

Un abrazote crack y que tengas un gran día ????

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